Questa sezione è dedicata esclusivamente ai dipendenti e a tutti coloro che si rapportano con la società SIM INGEGNERIA SRL, che vengono a conoscenza di illeciti che coinvolgono le attività svolte dalla società SIM INGEGNERIA SRL, pertanto, decidono di effettuare una segnalazione utilizzando le seguenti modalità come canale interno:

• incontro diretto, esclusivamente con il Facilitatore, presso la sede di Via Pedro Alvares Cabral 18 -87036 Rende (CS);

• incontro orale per via telefonica, contattando il numero dedicato 3340747114, nei giorni lunedì-mercoledì-venerdì, nella fascia oraria 9.00-13.00, il cui utilizzo è demandato esclusivamente al Facilitatore;

• per via postale, attraverso l’utilizzo di una lettera raccomandata:  tale raccomandata dovrà avere come destinatario “Sim Ingegneria srl” e va indirizzata  a “Via Pedro Alvares Cabral 18 – 87036 Rende (CS)”, inoltre, è importante che all’esterno della terza busta va riportata la seguente dicitura “ RISERVATA AL GESTORE DELLE SEGNALAZIONI ” (istruzioni per il segnalante in merito alle modalità di compilazione: la segnalazione scritta deve essere inserita in una “prima busta” riportando i dati identificativi del segnalante, poi in una “seconda busta” riportando l’oggetto della segnalazione, infine entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una “terza busta”).

Le segnalazioni sono gestite dal Gestore delle Segnalazioni, membro esterno della società che riveste il ruolo di OdV della stessa, che raccoglie ed esegue l’istruttoria delle segnalazioni pervenute.

Inoltre, è stato nominato un Facilitatore interno, con il solo incarico di aiutare i segnalanti a fare la segnalazione nell’incontro diretto e comunicare le segnalazioni raccolte al solo Gestore delle segnalazioni.

Entrambi le figure devono sempre assolvere all’obbligo del principio di riservatezza nel rispetto della normativa.

1.       FINALITÀ E DESTINATARI DEL CANALE WHISTLEBLOWING DI SIM INGEGNERIA SRL

Con il termine “whistleblowing” si intende un insieme di norme volte a tutelare da eventuali ritorsioni i soggetti che segnalano illeciti o irregolarità all’interno di SIM INGEGNERIA SRL.

La finalità, dunque, del canale interno di whistleblowing è quella di garantire la riservatezza del segnalante e proteggere quest’ultimo da eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione; le predette tutele non sono garantite in caso di segnalazione attraverso modalità diverse intraprese in maniera autonoma dal segnalante.

Possono fare una segnalazione tramite il canale interno i dipendenti, gli ex dipendenti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso SIM INGEGNERIA SRL, i soggetti esterni (consulenti, dipendenti di fornitori di beni e servizi, tirocinanti, volontari) che svolgono attività per e/o presso SIM INGEGNERIA SRL, i candidati a una posizione in SIM INGEGNERIA SRL.

Il segnalante può scegliere se presentare la segnalazione in modo anonimo o meno. Nel caso opti per l’anonimato, il segnalante avrà comunque il diritto a rimanere informato sugli sviluppi delle indagini conseguenti alla segnalazione e la possibilità di essere contattato, tramite la piattaforma, in un momento successivo per ulteriori informazioni strumentali alla gestione della segnalazione. La riservatezza del segnalante e delle persone coinvolte sarà in ogni caso pienamente garantita.

2.       IL CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il D.Lgs. 24/2023 precisa con chiarezza le violazioni – conosciute in ambito lavorativo – che possono essere oggetto di segnalazione, ossia: violazioni del diritto europeo (es. falsa rappresentazione di dati necessari all’erogazione di fondi comunitari; diffusione di dati personali trattati da SIM INGEGNERIA SRL) o nazionale in materia civile (es. danneggiamento di beni aziendali), penale (es. comportamenti che siano inquadrabili nel mobbing; accettare una somma di denaro per influenzare la scelta di un fornitore), amministrativa (es. impiego in SIM INGEGNERIA SRL di contanti superiori alla soglia prevista ex legge), contabile (es. errata dichiarazione fiscale) e violazioni del Modello 231 adottato da SIM INGEGNERIA SRL (es. errato smaltimento oli e vernici speciali utilizzati nei laboratori, mancato controllo della corrispondenza tra il lavoro dichiarato in fattura dal fornitore e quello effettivamente svolto).

Non è possibile utilizzare il canale di SIM INGEGNERIA SRL per la segnalazione di questioni esclusivamente attenenti al proprio rapporto individuale di lavoro, nonché le questioni comunque inerenti alle Risorse Umane o al tema di Salute, Sicurezza e Ambiente, per le quali occorre rivolgersi direttamente ai dipartimenti competenti. Non possono inoltre essere presentate segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’UE.

Chiarito l’oggetto delle segnalazioni, occorre soffermarsi sul contenuto pratico delle stesse. Le segnalazioni devono contenere informazioni circostanziate – precise e complete, sui fatti, sulle circostanze di tempo e di luogo, sulle persone coinvolte e, per quanto possibile, sugli elementi fondanti l’oggetto della segnalazione.

La segnalazione può basarsi anche su fondati sospetti relativi alla commissione di violazioni oppure, su elementi concreti, precisi e concordanti relativamente ad eventi che non si sono ancora verificati. Inoltre, possono essere oggetto di segnalazione anche le condotte che sono volte ad occultare una violazione.

Inoltre, qualora il segnalante voglia mantenere segreta la propria identità e beneficiare delle tutele previste in caso di ritorsioni, deve indicarlo nell’oggetto della segnalazione.

3.       CONSEGUENZE DELLE SEGNALAZIONI INFONDATE

Il segnalante che abbia presentato una segnalazione in buona fede relativamente ad una violazione non sarà soggetto ad alcuna misura disciplinare o a ritorsioni di alcun tipo legate alla segnalazione, anche se la segnalazione dovesse successivamente essere considerata come imprecisa o infondata.

Chiunque invece presenti consapevolmente e deliberatamente una falsa segnalazione o false dichiarazioni, divulghi informazioni fuorvianti o agisca in malafede (per esempio, presentando denunce diffamatorie o calunniose), oltre a perdere il diritto a tute le tutele previste per il segnalante ai sensi del D.Lgs. 24/2023, sarà soggetto alle relative conseguenze sanzionatorie (anche penali), in conformità con le procedure societarie e le leggi vigenti. Le medesime conseguenze si produrranno in caso di utilizzo doloso dei canali di segnalazione esterni.

4.       LA TUTELA DEL SEGNALANTE E DEGLI ALTRI SOGGETTI COINVOLTI

Come richiesto dal D.Lgs. 24/2023, SIM INGEGNERIA SRL si impegna a adottare tutte le misure necessarie per assicurare la tutela del Segnalante, del segnalato e dei soggetti coinvolti nella segnalazione, compreso il facilitatore, al fine di salvaguardare gli stessi da eventuali danni alla loro reputazione o altre conseguenze negative ancor prima che venga accertato il contenuto della segnalazione.

SIM INGEGNERIA SRL e gli eventuali soggetti esterni coinvolti assicurano la massima tutela di tutti i dati personali trattati, impedendo l’indebita circolazione di informazioni personali sia verso l’esterno che verso l’interno degli uffici di SIM INGEGNERIA SRL, a soggetti non autorizzati al trattamento di tali dati.

Inoltre, i soggetti segnalati e comunque coinvolti nella segnalazione hanno tutte le garanzie di difesa normalmente riconosciute nel corso di eventuali procedimenti disciplinari o di diversa natura che dovessero essere instaurati a seguito della segnalazione.

Le eventuali ritorsioni devono essere segnalate immediatamente ad ANAC mediante l’impiego del relativo canale di segnalazione esterno; una volta accertata la responsabilità degli autori della condotta ritorsiva, a questi ultimi saranno anche applicati da parte di SIM INGEGNERIA SRL provvedimenti disciplinari. SIM INGEGNERIA SRL può inoltre adottare dei provvedimenti, in conformità alle leggi applicabili, nei casi di comportamenti ostativi all’esercizio del diritto di segnalazione.

5.       LA GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

La segnalazione viene ricevuta dal Gestore della segnalazione, soggetto esterno alla società che riveste il ruolo di OdV della stessa, il quale svolgerà l’istruttoria sulla segnalazione.

Qualora un soggetto riceva una segnalazione senza essere competente in proposito deve: tempestivamente trasmettere tale segnalazione al Gestore della segnalazione; mantenere la massima riservatezza in ordine al contenuto della segnalazione e/o ai soggetti coinvolti qualora ne sia venuto a conoscenza. Tale circostanza si applica anche in caso di segnalazione pervenuta ad un soggetto competente tramite un canale errato.

Al segnalante verranno assegnate delle credenziali per poter accedere alla piattaforma, tramite la quale riceverà immediatamente una conferma di avvenuta ricezione della segnalazione, riceverà entro i 7 giorni successivi un secondo avviso della presa in carico della stessa e manterrà un contato diretto con il Gestore della segnalazione per tutta la durata delle indagini. In ogni caso il segnalante riceverà un riscontro intermedio di aggiornamento entro 2 mesi dalla presentazione della segnalazione ed entro 3 mesi il report finale con l’esito delle indagini.

Durante l’intero processo di raccolta e gestione di una segnalazione, il trattamento dei dati personali di ciascun soggetto coinvolto viene effettuato da SIM INGEGNERIA SRL nel pieno rispetto delle previsioni della normativa privacy, nei modi e con i limiti illustrati nell’informativa privacy consultabile nel sito aziendale https://simingegneria.it nella sezione dedicata whistleblowing. L’esercizio dei diritti normalmente garantiti all’interessato potrebbe essere limitato, in quanto ne potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

6.       I CANALI ESTERNI

A certe condizioni è possibile presentare la segnalazione anche tramite canali esterni, in particolare:

• presso il sito internet di ANAC, alle seguenti condizioni: si è presentata una segnalazione interna cui non è stato dato seguito – vi è fondato motivo di ritenere che alla segnalazione interna non verrà dato seguito – il fatto da segnalare costituisce un pericolo imminente da segnalare ad un’autorità;

• mediante una divulgazione pubblica, alle seguenti condizioni: sono già state presentate delle segnalazioni interne ed esterne cui non è stato dato seguito – il fatto da segnalare costituisce un pericolo imminente da segnalare alla collettività – sussiste il concreto rischio di ritorsioni in caso in cui si proceda a segnalazione mediante un canale diverso.

La presentazione di una segnalazione attraverso l’impiego di un canale esterno in assenza delle condizioni previste dal decreto determina la perdita delle tutele riconosciute in capo al segnalante ai sensi dell’art. 20 del D.Lgs. 24/2023; ciò implica il riconoscimento delle relative responsabilità (anche penali) in capo al segnalante.

Restano a disposizione del segnalante i canali di segnalazione già previsti dalla legge per la comunicazione alle autorità competenti di questioni inerenti ad illeciti di natura penale o amministrativa, in presenza dei relativi presupposti normativi (es. querela di un reato presso le forze dell’Ordine).

Con il termine “whistleblower” si intende colui che segnala (segnalante) illeciti di interesse generale e non di interesse individuale, di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, in base a quanto previsto dall’art. 54 bis del d.lgs. n. 165/2001 così come modificato dalla legge 30 novembre 2017, n. 179.

1. Modulo “cartaceo” di segnalazione: fare compilare al segnalante il modulo per le segnalazioni;
   
   
2. In “presenza” con trascrizione della segnalazione: compilare per conto del segnalante, dietro sua dettatura, il modulo per le segnalazioni;
   
   
3. Per via “telefonica”, contattando il Facilitatore: il segnalante deve contattare il seguente numero telefonico 3340747114 dedicato e ad uso esclusivo del Facilitatore nei giorni lunedì – mercoledì – venerdì e nella seguente fascia oraria 9.00 – 13.00 e chiedendo di parlare con il Facilitatore delle segnalazioni whistleblowing, stabilito il contatto il Facilitatore trascriverà le informazioni date dal segnalante riportandole nell’apposito modulo per le segnalazioni;
   
   
4. Per via “postale” attraverso l’utilizzo di una lettera raccomandata:  tale raccomandata  va  indirizzata  a “ Via Pedro Alvares Cabral 18 – 87036 Rende (CS), avente come destinatario “ Sim Ingegneria srl ”, importante che all’esterno della terza busta va riportata la seguente dicitura “ RISERVATA AL GESTORE DELLE SEGNALAZIONI ” (istruzioni per il segnalante per le modalità di compilazione: la segnalazione scritta deve essere inserita in una “prima busta” riportando i dati identificativi del segnalante, poi in una “seconda busta” riportando l’oggetto della segnalazione, infine entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta).

•  nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;  
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.